Strategi Penyusunan SOP dan Job Description

DESCRIPTION Kurangnya pelatihan tentang teknik dan metode penulisan SOP menjadi penyebab para Penyusun/Penulis SOP kurang memahami dengan benar bagaimana membuat SOP yang efektif. Hasil mini survey Facilitator selama 3 tahun dari 2008-2011, 90% SOP ditempat kerja ditulis oleh personil yang kurang terlatih, sebagian besar SOP disusun tidak menggunakan format semestinya, tidak sesuai dengan profil penggunanya, pada akhirnya SOP di tempat kerja hanya berfungsi sebagai arsip. SOP yang dapat diartikan sebagai Who Does What and How merupakan salah satu metode kerja yang dibuat sebagai panduan untuk memastikan bahwa proses bisnis berjalan sesuai rencana, standar dan aturan untuk kepuasan pelanggan, baik internal maupun eksternal. SOP yang mudah dipahami terbukti meningkatkan produktifitas kerja dan dapat meningkatkan hubungan kerja yang harmonis antar bagian/proses. Namun, apabila SOP tidak mudah dipahami dan menimbulkan multi tafsir dapat membuat kesalahan kerja dan pada akhirnya merugikan pelanggan. Keefektifan sebuah SOP dapat dilihat dari:

• Sejauh mana ia digunakan dan memberi nilai tambah
• Sejauh mana ia digunakan dan dapat menyamakan persepsi antarbagian/departemen
• Sejauh mana ia dapat berfungsi sebagai pengendali dan pemantau kinerja/proses

Apabila SOP di tempat kerja anda tidak demikian, anda wajib meninjau ulang SOP atau bahkan menulis ulang SOP yang ada. Pelatihan ini khusus dirancang untuk penulis/penyusun SOP pada industri Perbankan. Pelatihan menggunakan bahan-bahan Lokakarya dari sebuah Bank sehingga diharapkan peserta mempelajari sesuatu yang memang sangat relevan dengan kebutuhan. OUTLINE MATERI

1. Apa bedanya Prosedur dengan SOP, Instruksi Kerja, Pedoman Kerja, Protap, Juklak, Juknis, User/Operating Manual dll?
2. Bagaimana membedakan dan membuat Pedoman dan Panduan?
3. Mengapa Prosedur Penulisan Prosedur harus dibuat terlebih dahulu, dan bagaimana membuatnya?
4. Bagaimana membuat Prosedur berbasis Proses?
5. Mengapa SOP Teknis sudah tidak disyaratkan lagi oleh ISO 9000, dan apakah Prosedur Manajemen yang diwajibkan?
6. Bagaimana mengantisipasi Prosedur yang dinamis oleh karena Peraturan Bank Indonesia yang sering bertambah dan berubah?
7. Bagaimana membuat hirarki dokumen dari PBI hingga Prosedur dan Instruksi Kerja?
8. Apakah 3 Anatomi SOP yang mendasar (Format, Elemen dan Atribut)?
9. Mengapa SOP tidak boleh dibuat atas dasar ”Write what you do”?
10. Bagaimana merubah fungsi SOP sebagai alat pandu menjadi Alat Pandu dan Alat Ukur, Alat Kendali, Alat Audit, Alat Reward and Punish?
11. Bagaimana membuat SOP dengan dua macam profil pengguna (Pemula dan Ahli)?
12. Kapan harus menambahkan masa berlaku SOP?
13. Mengapa Flowchart tidak dimulai dengan ”Start” atau ”Mulai”?
14. Bagaimana mengintegrasikan SOP dengan Risk Management, Key Performance Indicator dan Service Level Agreement?
15. Mengapa kebanyakan Penulis hanya menggunakan Format Narration dan Flowchart, dan tidak tahu bahwa Anotated Pictorial atau Video sering kali lebih efektif?
16. Bagaimana mengendalikan SOP dengan Document Control dan Master Lists?
17. Mengapa SOP yang dibuat berbasis Struktur dan Uraian Kerja tidak sehandal apabila dibuat berbasis Process Business Map?
18. Mengapa SOP harus berbatas waktu (SOP Lifecycle)?
19. Bilamana SOP diberi tanda (distempel) ”Controlled”, ”Uncontrolled”, ”Archieved” atau ”Obsolete”?

TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation FACILITY  Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participant (Yogyakarta)