Protokoler dan Master of Ceremony

LATAR BELAKANG Beragam jenis acara seperti acara kenegaraan, kepemerintahan, bisnis, event sosial, wisuda, dan kunjungan pejabat membutuhkan pemahaman protokoler. Protokoler yang salah selain membuat malu penyelenggara, juga bisa berakibat risiko keamanan bahkan terancam gagalnya perijinan dan keberlangsungan usaha yang lebih besar. Menangani tamu VVIP serta menyelenggarakan acara dengan sukses merupakan syarat utama, lalu persiapan membangun atmosfer yang baik dan aspek keamanan. Aspek hukum perijinan serta memilih support unit seperti EO, Prasarana, Lighting serta MC yang tepat sangat penting. Seorang protokoler juga berperan sebagai stage manager. Ini adalah hal yang sangat dipentingkan dan harus diutamakan untuk dikuasai oleh setiap bagian protokoler dan master ceremony. Terkadang bagian protokoler juga harus dapat memberitahu para MC apa yang harus dilakukan, apa yang dilarang dan beragam hal yang harus dilakukan ketika kondisi dan situasi mendadak bermasalah (when things gone bad).   MATERI 1. Manajemen Sukses Beragam Jenis Acara (Event) Mulai Dari Analisa Kebutuhan hingga Eksekusi Yang Efektif

• Memahami 2 Jenis Acara (Event): Routine Event & Special Event (Scheduled Special Event, Un-Scheduled Special Event, Spontaneous Special Event)
• Proses step by step sebuah Acara (Event) :
  • Process: Determine Expectations
  • Design: Design The Concept
  • Planning: The Experience
  • Coordination: Deliver The Dream
  • Evaluation: Describe The Result
• Memahami The Process Cycle of Event (The Goldblatt Event Management Cycle)
• Latihan membuat proses Cycle sebuah event berdasarkan Goldblatt Event Management Cycle)
• Tips & Tricks: Menyiasati berbagai isu seperti analisa kebutuhan, pengembangan konsep, manajemen sumber daya, manajemen event, perkiraan biaya dan pengawasan

2. Aspek Hukum dalam Protocol and Master Ceremony

• Pemahaman dasar Protokol/Keprotokoleran sesuai UU No. 8/87 mengenai tata tempat, tata upacara, dan tata penghormatan
• Prinsip dasar MC & Keprotokoleran sesuai sosialisasi UU keprotokoleran negara (UU No 9 Tahun 2010 tentang Keprotokolan)
• Memahami Undang–undang yang berkaitan dengan Aturan Pokok Keprotokoleran dan aturan yang berkaitan dengan keprotokoleran
• Tujuan Pengaturan Keprotokoleran sesuai Pasal 3 UU No. 9 Tahun 2010
• The Protocol Warning

3. Peran Penting Protokoler and Master Ceremony Dalam Sebuah Penyelenggaraan Acara (Event) Kenegaraan, Kepemerintahan, Bisnis, Menangani VVIP, Event Sosial

• Memahami pengertian, jenis, dan aktivitas (tata ruang, tata upacara, tata tempat, tata busana dan tata warkat) protokoler dalam acara kenegaraan, kepemerintahan, bisnis, menangani VVIP, dan event sosial
• Memahami tugas dan fungsi seorang protokoler adalah seorang manager di lapangan serta hubungannya dengan Master Ceremony
• Peran penting Protokoler and Master Ceremony dalam operasional acara kenegaraan, kepemerintahan, bisnis, menangani VVIP, dan event sosial sehingga meningkatkan citra perusahaan
• Teknik menyusun, mengonsep, dan menyelenggarakan event sesuai protokol
• Teknik monitoring and controlling sebuah Acara (Event)
• Sharing dan diskusi kelas.

4. Metode Membangun Atmosfer Yang Baik Dalam Penyelenggaraan Sebuah Acara (Event)

• Teknik membangun atmosfer bekerjasama: forming, storming, norming, performing, adjourning
• Diskusi mengenai teknik yang harus dilakukan guna membangun kedekatan: sebelum, ketika dan setelah Acara (Event) berlangsung
• Event Room preparation, Event facility, Seating layout, Visual & Audio setting
• Latihan membuat “strategi persiapan Acara (Event)"

5. Teknik Kerjasama dan Memilih Pihak Ketiga (EO, Lighting, MC, Venue, dll) Guna Terselenggaranya Acara (Event) Yang Sukses

• Memahami strategi dan teknik bekerjasama dengan pihak ketiga (dan perusahaan lain) agar event sukses
• Teknik memilih pihak ketiga/vendor dalam sebuah event
• Cara membuat briefing dan memonitornya

6. Teknik Handling VVIP Dalam Sebuah Penyelenggaraan Acara (Event)

1. Beragam teknik mengatur/menetapkan tempat duduk tamu/pejabat VVIP
2. Beragam teknik menetapkan tata urutan memasuki kendaraan tamu/pejabat VVIP
3. Beragam teknik menetapkan tata urutan kedatangan dan kepergian/pulang tamu/pejabat VVIP
4. Beragam teknik tata urutan memberikan sambutan tamu/pejabat VVIP
5. Bagaimana menetapkan dan menentukan Jajar Kehormatan tamu/pejabat VVIP sehingga tidak terjadi salah penempatan

7. DOs and DON’Ts Dalam Government Protocolers and Master Ceremony (When Things Go Bad)

• Bagaimana mengemas berita dan mengetahui kapan harus berbicara/kapan harus diam
• Bagaimana jika acara (event) terkena masalah/kasus dan Memaksimalkan press release
• Memahami bagaimana media bekerja : Menentukan berita yang akan dimuat, kriteria berita yang layak dicetak, dan bagaimana media membentuk opini
• Teknik mengelola interaksi dan membina relasi dengan wartawan
• Menghadapi wartawan gadungan dan tekanan aparat/regulator kepemerintahan
• DOs and DON’Ts Relasi Dengan Media Selama Terjadi masalah/kasus : Tata Kelola dan Sumberdaya
• Teknik mengatasi masalah dan membangun kembali reputasi dan image diri

8. Latihan Aplikasi Protokoler Dalam Acara Kenegaraan, Kepemerintahan, Menangani VVIP Acara Swasta, Bisnis, dan Event Sosial

• Latihan menyiapkan acara dari segi protokoler and MC dalam acara kenegaraan, kepemerintahan, menangani VVIP acara swasta, bisnis, dan event sosial
• Latihan kasus menghadapi situasi bermasalah (when things gone bad)

9. Latihan dan Drill Menjadi MC dalam beragam bentuk acara (Kenegaraan, Kepemerintahan, Menangani VVIP, Serta Event Bisnis dan Sosial) dan situasi (Mendukung, Bermasalah, Krisis Keamanan)

• Latihan Menjadi MC (Bahasa tubuh, Intonasi, penggunaan alat bantu, sikap, dll). dalam beragam bentuk acara (Kenegaraan, Kepemerintahan, Menangani VVIP, Serta Event Bisnis & Sosial) dan situasi (Mendukung, Bermasalah, Krisis Keamanan)
• Drill hingga mampu menjadi MC yang baik

  TARGET Manager atau Staff Kehumasan, Protokoler serta Sekretaris Direksi di lingkungan Departemen, Dinas, Dirjen, BUMN, BUMD, Perusahaan Mining dan Corporate. TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation   FACILITY Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participant (Yogyakarta)