Online Training - Handling of Complaint

Dilihat 432

PENDAHULUAN Keluhan pelanggan adalah salah satu permasalahan yang akan dihadapi oleh oerusahaan yang apabila tidak ditangani dengan baik akan menimbulkan dampak negatif bagi perusahaan. Respon yang buruk kepada pelanggan yang mengajukan keluhan bisa menurunkan tingkat kepuasan pelanggan. Bukan tidak mungkin ketidakpuasan pelanggan tersebut akan menyebar kepada orang lain yang berbuntut menurunnya jumlah calon pelanggan. Memahami Kepuasan Pelanggan (Customer Satisfaction) memiliki arti penting terhadap perkembangan perusahaan, yang oleh karena itu sadar akan perannya sebagai ujung tombak perusahaan yang bertanggung jawab terhadap peningkatan mutu pelayanan terhadap pelanggan. Peningkatan kualitas layanan seharusnya secara kontinyu diupayakan oleh seluruh karyawan. Salah satu faktor dalam peningkatan kepuasan pelanggan adalah penanganan komplain pelangan. Untuk mengembangkan organisasi yang berorientasi pada kepuasan pelanggan (service excellence), keterampilan menangani komplain pelanggan merupakan keterampilan yang sangat penting. Mengatasi keluhan pelanggan ini tidak bisa sembarangan, karena secara tidak langsung berpengaruh pada pendapat pelanggan terhadap sistem pelayanan dari perusahaan. Harus ada strategi khusus untuk mengatasi keluhan pelanggan ini. Banyak hal dari keluhan customer sebenernya yang menjadi pelajaran bagi kita, karena kita juga merupakan customer bagi pihak lain yang kita gunakan produknya baik itu barang dan jasa Untuk itu, para front-liners ataupun mereka yang berperan sebagai ujung tombak yang berinteraksi langsung dengan pelanggan memerlukan keterampilan dalam menerapkan tehnik-tehnik interaksi dan komunikasi efektif dalam proses memberi pelayanan kepada pelanggan, termasuk tehnik menangani keluhan (Customer Complaint) MATERI 1. Mengenali Harapan dan Emosi Pelanggan :

Perbedaan kebutuhan emosional dan rasional pelanggan
Tahap-tahap dalam emosi pelanggan
Tipe-tipe pelanggan yang menantang

2. Pemahaman tentang Komplain :

Pengertian komplain dan manfaat komplain
Kapan komplain terjadi dan dimana
Komplain dan sikap pelanggan
Dampak dari kegagalan menangani komplain

3. Mengenali Penyebab-Penyebab Komplain 4. Langkah-Langkah Penanganan Komplain

Menurunkan emosi negatif
Mendengarkan secara reflektif
Menunjukkan empati dengan pemilihan kalimat yang positif
Mengambil tindakan penyelesaian komplain, termasuk bagaimana mengatakan ‘tidak’ dengan positif
Menutup interaksi secara positif
Tindak lanjut, pastikan kepuasan pelanggan dan tinggalkan kesan yang menyenangkan.
Sistem Penanganan Keluhan Pelanggan
Menyambut komplain
Memudahkan pelanggan untuk komplain
Menangani komplain secara cepat
Mendisain kebijakan dan prosedur penanganan komplain yang mendukung penyelesaian komplain secara cepat dan efisien
Melatih dan memberdayakan staf
Mencatat komplain
Mengkomunikasikan informasi tentang komplain
Communication & Interpersonal Skill” Dalam Menghadapi komplain