Online Training - General Affair Management Strategy

PENDAHULUAN Segala urusan yang menyangkut kepentingan perusahan harus selalu ada kejelasan baik dari tujuan maupun prospek ke depannya. Kejelasan tersebut harus dapat dibuktikan dengan dokumen maupun kenyataan, dengan memiliki divisi khusus yang disebut General Affair (GA). Inilah yang menjadi latar belakang General Affair yang nantinya akan mengurus urusan operasional kantor baik yang rutin maupun yang tidak terduga.

Saat ini fungsi dan peran GA sudah berkembang begitu jauh dalam mendukung produktivitas usaha. Faktor teknologi baru, pengendalian tempat kerja, pengendalian asset perusahaan, sampai kepada lingkungan terkait keamanan, kenyamanan, serta kesehatan kerja merupakan salah satu tinjauan utama bidang ini. GA Management disamping memberikan pengenalan kembali dasar pokok fungsi GA melalui integrasi prinsip administrasi bisnis, ilmu teknis, dan perilaku manusia juga memberikan telaah besaran investasi dikaitkan dengan produktivitas usaha, serta pengelolaan GA dalam tingkatan strategis.

MATERI 1. Peran Strategis GA Management Pengenalan kembali lingkup profesi GA dalam kerangka “Business Suporting”. Peserta akan mengenali “Best Practice” lingkup GA saat ini:

• GA Management, Scope of Work
• Produktivitas Sebuah Kantor
• Work Space Ecology

2. Building Investment Management

• Asset and Investment Decision Tools: BEP Model, NPV Model
• Vendor and Project Management: Decision Tree, PERT/GANTT Chart
• Housekeeping Management-5R Tools

3. Building Administration Management Mengendalikan operasionalisasi bangunan tidak hanya terkait kepada kebutuhan internal, namun juga terkait dengan tenant relations menjadi bagian penting dengan segala aspek hukum dan ketrampilan lainnya.

• Contract Drafting and Tenant Relations
• Legal Aspect: Ijin-ijin Terkait Bangunan, Pembinaan Lingkungan
• Perhitungan dan Pengelolaan Listrik, Lampu, Air, Telepon dan Data

4. Building-Facility Management Termasuk di dalamnya adalah pengendalian perkantoran, pengendalian informasi terkait GA Management, pengelolaan tenant, pengelolaan vendor sampai kepada sampai kepada pengendalian proyek secara praktis.

• Perencanaan Security System Dalam dan Luar Bangunan
• Perencanaan Perawatan Bangunan dan Peralatan-Teknologi:
  • Asset Bergerak dan Tidak Bergerak
  • Tapak Bangunan, Lanskap, Fasilitas Parkir, Pagar Bangunan
  • Fasilitas Vital: Genset, Trafo, Sistem Alarm, Pemadam, Komunikasi, Evakuasi

5. General Affair Problem Solving

• Antisipasi & Penanganan Masalah di Bidang General Affair
• Menghadapi Internal Customer yang Sulit
• Meningkatkan Kinerja dan Citra General Affairs
• Teknik Melakukan Negosiasi dengan Vendor
• Tiga Elemen Penting dalam Negosiasi
• Evaluasi Negosiasi
• Cara Memperbaiki Kemampuan Menyimak
• Tahap Negosiasi
• Antisipasi Permasalahan Pekerjaan di General Affairs Lainnya

6. GA Management Strategy

• Menetapkan Kompetensi General Affairs & Industrial Relations
• Mengidentifikasi Kunci Keberhasilan General Affairs Sebagai Fungsi Pendukung dalam Melayani Organisasi & Internal Customer
• Menilai Kinerja General Affairs dari Sisi Proses dan Sistem
• Menerapkan Kebijakan Kedalam Sistem di General Affairs
• Memahami Pentingnya Good Interelationship untuk Profesional General Affairs

7. Diskusi