Manajemen Kearsipan With Filling System

PENDAHULUAN Manajemen kantor dan arsip merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen kantor dan arsip bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya didasarkan oleh sistem 5S (lean office) yang pada prakteknya di sesuaikan sesuai kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen arsip dilakukan pula manajemen korespondensi. Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual merubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman. Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer,maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan waktu (time management) agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi & profesionalitas kerja. MATERI 1. Paradigma dan Filosofi Manajemen Kantor Modern

• Keunggulan bersaing di era informasi dan design
• Efektivitas pengelolaan kantor dan hubungannya dengan manajemen manusia
• Efektivitas alur kerja dan tata-ruang kantor dalam pengelolaan produktivitas
• Standarisasi pengelolaan kantor Model jepang vs barat dan implikasinya

2. Prinsip Dasar Manajemen Kantor dan Filing Berdasarkan 5S (5R)

• Membahas tentang konsep 5S, penerapannya di tempat kerja dan bagaimana sistem 5 S bekerja
• Memahami Makna Pilar Utama Seiri (Ringkas) dan Seiton (Rapi), Seiso (Resik) dan Shitsuke (Rawat)
• Memahami Makna Pilar Utama Seiketsu (Rajin) dan Integrasi Kelima Pilar serta studi kasus (identifikasi dan peningkatan pemahaman)

3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor

• Level arsip dilihat dari unsur strategis bisnis: strategic plan, SOP, Manual dan UsualBusiness documents
• Latihan: menentukan tingkat urgensi dan confidentiality arsip
• Beragam bentuk arsip, perlakuannya, dan tujuan penyimpanan arsip
• Jenis-jenis arsip dan cara penggolongannya
• Kewenangan sekretaris/pengelola arsip,
• Bagaimana mengamankan arsip yang bersifat Rahasia

4. Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)

• Membahas pengertian arsip, langkah-langkah pembuatan arsip, teknik mengelola arsip dan pemeliharaannya
• Membahas tentang tahapan filing yang baik dan jenis-jenis filing system yang tepat di perusahaan
• Electronic Filing, document management software (system), trend baru dan model pelaksanaannya

5. Aspek Strategis dan Trend ke Depan Manajemen Filing Modern: Penerapan E-Filing dan Document Management

• Trend terbaru : electronic filing dan document management dalam bisnis
• Beragam keunggulan dari electronic filing dan document management
• Penemuan arsip, penyusutan arsip, penilaian, pemindahan dan pemusnahan arsip
• Alur surat keluar dan surat masuk serta alih media termasuk media digital
• Sistem indeks dan abjad dalam filing

6. Pentingnya SOP dalam bisnis: Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan

• Pemahaman tentang pentingnya SOP, apa Benefit dan Costnya
• Sejarah terjadinya SOP terkait dengan pendekatan yang dipilih: hirarki, beda pendekatan = beda istilah
• “Motivasi” dan Urgensi dasar pembuatan SOP : Mendapatkan kelulusan sertifikasi.
• Perbaikan proses (lebih ringkas/cepat/lengkap).
• Peringkat kinerja dan service level
• Tehnik Melibatkan banyak stakeholder
• Pengaruh SOP guna Peningkatan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait

7. Change Management Dalam Penerapan SOP Baru

• Penggunaan SIPOC review dalam Change Acceleration Process ala GE (Six Sigma)
• Merubah habit atas SOP : studi kasus (Gemba Kaizen) dan Walk the talk
• Diskusi kelompok tentang bentuk Action Plan yang mungkin bagi pelaksanaan di kelompok kerja masing-masing
• Menindak-lanjuti hasil diskusi kelompok dengan penentuan waktu pelaksanaannnya

8. Latihan Pembuatan dan Finalisasi Rencana kerja Pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

• Review ulang materi pelatihan dan rencana kerja
• Penugasan Individu berdasarkan lingkup ruangan (corner and office)

9. Latihan Final dan Presentasi Kelompok Membuat Rencana Kerja

• Pembuatan tim
• Rencana gemba Kaizen
• Rencana Implementasi
• Rencana pembudayaan

TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation FACILITY Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participant (Yogyakarta only)