Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor

DESKRIPSI Manajemen filing dan tata kelola kantor merupakan hal keseharian yang bila tidak dikelola dengan baik dapat berubah menjadi masalah besar. Pada prinsipnya, manajemen filing dan pengelolaan kantor bermula dari pemilihan suatu sistem dasar, idealnya berdasarkan sistem 5S (lean office) yang pada praktiknya disesuaikan dengan kebutuhan. Selanjutnya pengelolaan arsip dan aset, dalam hal ini mencakup “master book” lokasi aset, status aset, penomoran aset, memiliki kesamaan dengan pengelolaan arsip. Hal yang dibedakan adalah pada manajemen filing dilakukan pula manajemen korespondensi. Hal lain yang merupakan masalah utama adalah manajemen waktu diri dan atasan. Beragam situasi dalam konteks aktual mengubah situasi normal menjadi kritis dan genting. Pendekatan mengatasi hal ini membutuhkan sentuhan smart-contingency, yang tentu saja berbeda untuk beragam situasi, hal mana hanya diperoleh dari pengalaman. Pelatihan ini dirancang bagi mereka yang bertanggung jawab mengelola kantor, baik sebagai office manager, GA Officer, maupun sekretaris, sehingga dapat mengantisipasi dan menyesuaikan diri dengan lingkungan bisnis global yang penuh tuntutan, sesuai standar kompetensi dalam mengelola kantor, aset, arsip, dan manajemen waktu agar mampu meningkatkan efektifitas, efisiensi dan profesionalitas kerja. TUJUAN

• Menentukan standardisasi pengelolaan kantor sesuai implikasi yang diharapkan.
• Mengaplikasikan konsep 5S di tempat kerja.
• Mengidentifikasi tingkat urgensi dan confidentiality arsip sehingga memberikan perlakuan yang tepat terhadap tiap dokumen/arsip.
• Mengelola arsip sesuai jenis filing system di perusahaan masing-masing.
• Mengelola arsip secara digital sesuai sistem indeks dan abjad dalam filing.
• Membuat dan menerapkan SOP guna meningkatkan kinerja para karyawan, dalam kaitannya dengan divisi yang terkait.
• Menjadi Agent Of Change dalam mengubah kebiasaan ketika menerapkan SOP baru.
• Mahir membuat rencana kerja pembuatan SOP dan sistem kearsipan perusahaan.

MATERI

1. Paradigma dan Filosofi Tata Kelola Kantor Modern
2. Prinsip Dasar Manajemen Filing dan Tata Kelola Kantor Berdasarkan 5S (5R)
3. Aturan (Pedoman) Umum Pengelolaan Arsip dan Inventaris Kantor
4. Sistem Korespondensi dan Pengarsipan (Manajemen Arsip Dinamis)
5. Aspek Strategis dan Tren Ke Depan Manajemen Filing Modern : Penerapan E-Filing dan Document Management
6. Pentingnya SOP dalam Bisnis : Pembuatan, Penerapan, Pelembagaan
7. Change Management dalam Penerapan SOP Baru
8. Latihan Pembuatan, Finalisasi Rencana Kerja Pembuatan SOP dan Sistem Kearsipan Perusahaan

PESERTA Office Manager, GA Officer dan Sekretaris.   TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation FACILITY Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participants (Yogyakarta)