Kearsipan dan Rumah Tangga Kantor

DESKRIPSI Manajemen Perkantoran dapat didefinisikan sebagai perencanaan, pengendalian dan pengorganisasian pekerjaan perkantoran, serta menggerakkan mereka yang melaksanakannya agar mencapai tujuan-tujuan yang telah ditentukan terlebih dahulu ini bersangkut paut dengan peredaran hidup data dan keterangan perusahaan dari sejak penciptaannya melalui pemeliharaan, penyebaran dan penyimpanannya sampai pemusnahan data atau peralatan yang tidak dibutuhkan lagi. Dalam perkantoran yang kompleks, pastinya akan dikelola oleh banyak karyawan/pegawai, dimana tiap orang mempunuai fungsi yang berbeda, untuk itu tentunya akan banyak divisi serta tugas yang banyak pula. Dalam modern office ini, akan dipelajari konsep efektifitas dan efisiensi sebuah kantor agar semua dapat berjalan dengan baik dan maksimal, dan juga akan banyak dipelajari mengenai pengelolaan arsip (Filing System) secara integrasi dan efektif.   MANFAAT

1. Memahami konsep modern office dengan baik
2. Memahami fungsi dan peran kantor dalam perusahaan/organisasi
3. Mampu mengelola informasi yan dibutuhkan oleh unit-unit lain
4. Mampu menyimpan dan mengelola arsip (Sistem Filing) dengan baik
5. Memahami pentingnya Standard Operation Procedure (SOP) untuk kelancaran aktivitas kantor

  MATERI 1. Konsep Modern Office

• Pengertian Kantor dan Administrasi Perkantoran
• Ruang Lingkup Administrasi Perkantoran
• Tujuan Administrasi Perkantoran
• Karakteristik Administrasi Perkantoran Modern

2. Ruang Lingkup Manajemen Perkantoran

• Pengelolaan Sumber Daya Kantor
• Pengaturan Kegiatan-kegiatan/Aktivitas Kantor
• Pengadaan Perlengkapan Pendukung Kantor
• Pemeliharaan Perlengkapan Kantor
• Struktur Organisasi Kantor

3. Pengelolaan Tata Ruang, Fasilitas dan Manajemen Kantor

• Pengertian dan Tujuan Tata Ruang Kantor
• Azas Tata Ruang Kantor
• Jenis Tata Ruang Kantor
• Fasilitas Kantor
• Penyusunan Tata Letak Fasilitas Kantor
• Tata Lingkungan Kantor
• Prinsip 5R dalam Tata Ruang Kantor

4. Pengelolaan Komunikasi/Korespondensi

• Pengertian, Ciri, Fungsi dan Jenis Surat
• Bagian-Bagian Surat dan Format Surat
• Bahasa Surat
• Langkah-langkah Penyusunan Surat
• Mengurus dan Mengendalikan Surat Masuk dan Surat Keluar

5. Pengelolaan Pelayanan Telepon

• Persiapan yang perlu dilakukan
• Menerima Telepon
• Menelepon
• Mencatat Pesan-pesan melalui Telepon
• Kesalahan dalam Bertelepon

6. Administrasi dan Pelayanan Tamu

• Syarat Penting Penerima Tamu
• Catatan Identitas Tamu
• Pelayanan terhadap Tamu

7. Pentingnya Standar Operating Procedure (SOP)

• Manfaat Penyusunan SOP
• Pengertian/Defenisi SOP
• Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunan SOP

8. Bagaimana Cara Mengelola Inventaris Kantor

• Manfaat Menginventarisasi Perlengkapan/Peralatan Kantor
• Pelaksanaan Inventarisasi
• Mutasi Barang
• Pemberian Label dan Kode Barang
• Penghapusan Barang

9. Time Management dan Pengaturan Jadwal Aktivitas di Kantor

• Nilai Waktu dan Pentingnya Pengelolaan Waktu yang Efektif
• Teknik Manajemen Waktu: Skala Prioritas, Delegasi dan Asertif
• Identifikasi Penyebab Waktu Terbuang Percuma dan Antisipasinya
• Mengelola Rapat secara Efektif dan Membuat Notulen yang Baik

10. Pemanfaatan Otomatisasi Kegiatan Administrasi

• Makna dan Dampak Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Aplikasi Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
• Software untuk Administrasi Perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik
• Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen Basis Data
• LAN, Intranet dan Internet

11. Mengelola Kearsipan Kantor

• Pengertian Arsip dan Pengelolaan Arsip
• Jenis Arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan Pendistribusian Arsip
• Penataan Arsip (Klasifikasi dan Pengkodean Arsip)
• Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip Vital
• Peminjaman Arsip
• Penyusutan Arsip
• Hal-hal yang harus diperhatikan dalam Pengelolaan Arsip
• Metode dan SOP Pemusnahan Arsip

  TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation   FACILITY Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Breaks Souvenir Pick Up Participant (Yogyakarta) PELATIHAN LAINNYA