General Affair Officer with Data Processing and Filing System

Dilihat 629

DESKRIPSI Peran GA Officer dalam organisasi umumnya masih kurang diperhatikan, bila dibandingkan dengan peran Sales officer dan Production Officer yang secara langsung menghasilkan profit bagi organisasi. Padahal sebagai supporting unit, General Affair (GA) memiliki peran yang tidak kalah penting bila dibandingkan dengan departemen lain. Tanpa GA Officer yang professional, organisasi tidak dapat menghasilkan performance yang optimal. Karakteristik pekerjaan dari GA Officer adalah banyaknya variasi tugas sehingga membutuhkan pengetahuan luas dan keterampilan teknis yang umum. Aspek-aspek yang dibutuhkan untuk menjadi Professional General Officer adalah sebagai berikut: memahami competency berdasarkan ISO 9001, mengetahui competency matrix yang harus dipenuhi, memahami konsep dari personality characters, interpersonal skill yang baik, mampu melakukan proses coaching & counseling, mengetahui effective communication, time management fundamentals, memahami lobby and negotiation, mampu melakukan coordination yang baik kepada sejumlah pihak ahli yang terkait dengan pekerjaan teknis, mengetahui continuous improvement fundamentals with 5S/R method, mengetahui checklist for office and factory environment maintenance berdasarkan ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001, memahami filing system fundamentals yang baik, mampu menggunakan aplikasi Ms. Excel and Powerpoint dengan baik untuk keperluan correspondence, data processing and presentation, mengetahui Key Performance Indicator (KPI) yang digunakan untuk mengevalusi kinerja Departemen GA. Apabila aspek-aspek tersebut sudah terbentuk, maka kinerja dari Departemen GA dapat diandalkan untuk menangani beragam tugas, berinteraksi dan berkoordinasi baik internal maupun eksternal, sehingga sangat memdukung tercapainya visi dan misi organisasi secara efektif dan efisien. MANFAAT

Memahami tugas dan tanggung jawab General Affair Officer dengan skala waktu pengerjaannya.
Mengetahui dan memahami Key Performance Indicator untuk General Affair Officer.
Mengetahui dan memahami program training yang dibutuhkan untuk memenuhi kompetensi secara umum dari Departemen GA berdasarkan standard ISO 9001.
Memahami komunikasi yang efektif.
Memahami konsep personality characters.
Memahami konsep interpersonal skill.
Memahami konsep coaching.
Memahami konsep time management.
Memahami dan menerapkan proses koordinasi dengan baik.
Memahami dan menerapkan proses lobby dan negosiasi dengan baik.
Memahami penataan ruangan kantor yang efektif dan efisien.
Memahami penggunaan sistem penerangan pada ruangan dan lingkungan kantor.
Memahami pokok-pokok continuous improvement dengan metode 5S/R.
Melakukan General Affair Data Processing secara efektif dan efisien dengan menggunakan Excel 2007.
Menggunakan sejumlah Formulir Check Sheet untuk panduan standarisasi umum kualitas pelayanan untuk keperluan internal dan eksternal audit ( Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) berdasarkan standar ISO EMS 14001 dan OHSAS 18001.
Menganalisa faktor-faktor yang menjadi permasalahan utama yang umum terjadi pada aktivitas General Affair officer dan mampu menyelesaikan permasalahan tersebut.

MATERI

Understanding of GA – General Affair Officer Concept
Job Information for GA – General Affair Officer
Key Performance Indicator for GA – General Affair Officer
Generic Competencies Based Training Program for GA – General Affair (Supervisory, Staff and Driver)
Organizational Structure of GA Department
Personality Characters Fundamentals
Interpersonal Skill Implementation
Coaching Skill Implementation
Time Management Implementation
Effective Communication Fundamentals
Coordination Skill Fundamentals
Lobby Skill Fundamentals
Negotiation Skill Fundamentals
Continuous Improvement Fundamentals with 5S/R Method
Filing System Fundamentals
Design and Layout Office Room
Design Lighting System in the Office Room and Out Office Room
GA Data Processing with Excel 2007
Check Sheet Form as a Guide the General Standardization of Service Quality for Internal and External Audit (Lobby, Office, Canteen, Toilet and Green Office) based EMS Standard ISO 14001 and OHSAS 18001
General Affair Problem Solving

TRAINING METHOD Live Presentation Interactive Discussion Case Study Evaluation FACILITY Handout (Soft File) Sertifikat dari Patrarijaya Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Training Kit