Electronic Filing System

OVERVIEW Training ini akan membahas mengenai pengarsipan dan pengelolaan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, uptodate dan dalam keadaan terkontrol agar dapat diaplikasikan kemudian di perusahaan atau organisasi.   BENEFIT Setelah mengikuti training ini diharapkan peserta dapat memahami dan mengimplementasikan pola penyimpanan arsip atau document control yang efektif, cepat dan tepat serta efisien serta mampu memanfaatkan sistem informasi filing system.   OUTLINE MATERI 1. Ruang Lingkup Document Control dan Filing System 2. Dokumentasi dan Pengarsipan

• Pengertian Arsip dan Pengelolaan Arsip
• Jenis Arsip
• Tujuan dan Hal-Hal yang Perlu Diperhatikan dalam Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan Pendistribusian Arsip
• Penataan Arsip (Klasifikasi dan Pengkodean Arsip)
• Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip Vital
• Peminjaman dan Penyusutan Arsip

3. Sistem Pemberkasan Dokumen

• Pengawasan Berkas Terpusat dan Tersebar Berbasis Analisis Bisnis, Prinsip Klasifikasi
• Klasifikasi Abjad : Sistem Kamus, Sistem Ensiklopedia dan Sistem Geografis dan Klasifikasi Angka, Sistem Pemberkasan Desimal, Sistem Pemberkasan Kronologis dan Klasifikasi Alfanumerik
• Pengindeksan dan Kualitas Indeks
• Pengindeksan Kata Penting (KWIC and KWOC), Alfabetikal
• Prosedur Pemeliharaan Berkas
• Pengawasan dan Pengelompokkan Berkas
• Disposisi
• Pengelolaan Ruang Berkas
• Masalah Umum Pemberkasan

4. Manajemen Dokumen Elektronik

• Perencanaan
• Survei Dokumen dan Informasi
• Penilaian Dokumen
• Metadata dan Kebijakan
• Strategi Kontekstual
• Keamanan, Kualitas dan Preservasi Informasi

5. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)

• Konsep Digital Filing System dan Perangkat Pendukungnya
• Isu Legalitas Arsip Digital
• Prosedur Alihmedia/Imaging Document
• Kategori Pengenalan Scanner
• Kategori dan Komponen EDMS
• Integrasi EDMS dengan Informasi dan Tempat Penyimpanan
• Alat dan Media Penyimpanan (Storage)
• Kompanen Biaya pada Implementasi EDMS

6. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

• Makna dan Dampak Otomatisasi Dalam Administrasi Perkantoran
• Aplikasi Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
• Software Untuk Administrasi Perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik
• Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen Basis Data
• LAN, Intranet dan Internet

PARTICIPANT Pimpinan (manajer/supervisor/head section) atau support personnel (staf administrasi/sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan.   TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation FACILITIES Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participants (Yogyakarta)