Electronic Filing Implementation

OVERVIEW Organisasi pada era globalisasi ini sangat membutuhkan karyawan yang memahami konsep integrasi antara Records Management System atau Document Management System (RMS/DMS) dengan Electronic Imaging System dan Electronic Document Management System. Records Management System (Sistem Manajemen Kearsipan) setiap organisasi harusnya diimplementasikan berdasarkan Undang-Undang Republik Indonesia No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan. Agar pada prakteknya dapat dikerjakan dengan baik maka harus dibuat SOP Manajemen Kearsipan yang disusun berdasarkan pendekatan logis dan sistematis yang disesuaikan pada kebutuhan dan kepentingan organisasi. Tujuan dari tahapan ini adalah bagaimana organisasi dapat menyimpan dokumen yang benar-benar bernilai guna, menjaga keaslian dan keamanan  dokumen serta dapat menemukan dokumen tersebut pada saat dibutuhkan. Karena pada prinsipnya pengendalian dokumen pada tahap ini berdasarkan standar ISO 9001. Electronics document management system diimplementasikan untuk mengelola file-file dokumen elektronik yang dihasilkan dari suatu aplikasi word processor, spreadsheet, dan presentation agar memudahkan dalam pembuatan identifikasi revisi dokumen elektronik dengan otorisasi updating revisi dokumennya yang berpedoman pada Undang-Undang Republik Indonesia No.11 Tahun 2008 Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik. OVJECTIVES

• Memahami konsep dokumen dalam definisi file, records dan archive serta tinjauan umum aspek-aspek pengelolaannya, mulai dari proses penciptaan, penyimpanan, pengambilan dan penyusutan umur dokumen sampai dengan proses pemusnahan dokumen
• Memahami implementasi dari 5 macam sistem penyimpanan arsip (filing system) berikut dengan metode penyimpanan dan pengambilannya untuk kategori dokumen kronologis
• Memahami implementasi dari konsep records management system, electronics imaging system dan electronics document (electronic filing) management system
• Mengetahui dan memahami bagaimana membuat SOP Manajemen Kearsipan
• Memahami implementasi dari konsep integrasi antara electronics imaging system dengan records management system
• Memahami implementasi dari konsep electronic document management system
• Memahami implementasi prosedure dan prinsip-prinsip filing system
• Memahami implementasi pengendalian dokumen berdasarkan standar ISO 9001
• Memahami implementasi  electronic filing system dengan perangkat pendukungnya
• Memahami implementasi dari penggunaan software aplikasi EFIDMS (Electronic Filing with Integrated Document Management System) baik untuk modul Electronic Document Management System, modul Electronic Imaging System dan modul Record Management System, lengkap dengan penggunaan scanner,  printer dan kamera digital
• Memahami faktor-faktor kunci keberhasilan implementasi filing system dalam organisasi

MATERI

• Definisi Arsip/Dokumen untuk lembaga-lembaga negara/badan-badan pemerintahan serta untuk badan-badan swasta/perorangan berdasarkan Undang-Undang Kearsipan RI
• Penjelasan istilah-istilah kearsipan
• Pembuatan kode klasifikasi dan kode indeks dalam pengelolaan arsip/dokumen
• Faktor-kaktor yang umum menjadi kendala yang dihadapi dalam pengelolaan arsip/dokumen perusahaan
• Prosedure filing system
• Langkah-langkah proses filing
• Pemilihan peralatan dan perlengkapan filing
• Pembentukan dan pemeliharaan sistim filing
• Proses penyusutan umur dokumen (document, records and archive)
• Langkah-langkah sebelum proses pemusnahan dokumen
• Pemilihan ara-cara pemusnahan dokumen
• Penjelasan tentang SOP manajemen kearsipan dan contoh SOP-nya
• Akurasi rasio kecermatan penemuan kembali file soft dokumen yang dibutuhkan
• Mengetahui jenis-jenis media penyimpanan untuk electronic filing system
• Memahami faktor-faktor kunci sukses yang mendukung implementasi filing system
• Aplikasi untuk records management system dalam software EFIDMS
• Aplikasi untuk electronic document management system dalam software EFIDMS
• Aplikasi untuk electronic imaging system dalam software EFIDMS
• Langkah-langkah operasional untuk mengatur level security user access application
• Langkah-langkah operasional aplikasi untuk document control process
• Langkah-langkah operasional aplikasi untuk document distribution process
• Langkah-langkah operasional aplikasi untuk cocument update process
• Melakukan proses document searching secara cepat (soft and hard) berdasarkan 5 metode
• Process document capture baik melalui scanner ataupun melalui digital cameras, kemudian diconvert menjadi document Microsoft Office (XP, 2003, 2007, 2010)
• Pemilihan dan pengambilan dokumen secara cepat dan tepat untuk dikirimkan via e-mail langsung dari software aplikasi EFIDMS
• Cases study/diskusi/tanya jawab

  TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation   FACILITIES Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participant (Yogyakarta)