Effective Document Control and Filing System

DESCRIPTION Training ini akan membahas mengenai pengarsipan dan pengelolaan dokumen kantor sehingga dokumen selalu dalam keadaan siap diperlukan, up to date dan dalam keadaan terkontrol agar dapat diaplikasikan kemudian di perusahaan atau organisasi.   OBJECTIVE

1. Memahami paradigma baru manajemen perkantoran, prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola aktivitas administrasi perkantoran yang baik
2. Memahami prinsip-prinsip dan cara-cara mengelola arsip yang baik dengan pola penyimpanan arsip atau dokumen control yang efektif, cepat dan tepat, serta efisiensi serta mampu memanfaatkan system informasi filing system
3. Memahami cara-cara mengelola waktu yang efektif dalam melakukan aktivitas administrasi perkantoran.

  OUTLINE MATERI 1. Ruang Lingkup Dokumen Control dan Filing System 2. Dokumentasi dan Pengarsipan

• Pengertian Arsip dan Pengelolaan arsip
• Jenis Arsip
• Tujuan Pengelolaan Arsip
• Penggandaan dan Pendistribusian Arsip
• Penataan Arsip (Klasifikasi dan Pengkodean Arsip)
• Pemeliharaan dan Penyimpanan Arsip Vital
• Peminjaman Arsip
• Penyusutan Arsip
• Hal-hal yang Harus Diperhatikan dalam Pengelolaan Arsip

3. Sistem Pemberkasan Dokumen

• Pengawasan Berkas Terpusat dan Tersebar Berbasis Analisis Bisnis, Prinsip Klasifikasi
• Klasifikasi Abjad: Sistem Kamus, Sistem Ensiklopedia dan Sistem Geografis, Klasifikasi Angka, Sistem Pemberkasan Desimal, Sistem Pemberkasan Kronologis, dan Klasifikasi Alfanumerik
• Pengindeksan dan Kualitas Indeks
• Pengindeksan Kata Penting (KWIC and KWOC), Alfabetikal
• Prosedur Pemeliharaan Berkas
• Pengawasan dan Pengelompokkan Berkas
• Disposisi
• Pengelolaan Ruang Berkas
• Masalah Umum Pemberkasan

4. Penyusunan Standar Operating Procedure (SOP)

• Pengertian dan Pentingnya SOP
• Simbol-simbol dalam SOP
• Prinsip-prinsip dan Teknik Penyusunan SOP

5. Pengelolaan Inventarisasi

• Pengertian Inventarisasi
• Pelaksanaan Inventarisasi
• Mutasi Barang
• Pemberian Label dan Kode Barang
• Penghapusan Barang

6. Manajemen Dokumen Elektronik

• Perencanaan
• Survei Dokumen dan Informasi
• Penilaian Dokumen
• Metadata dan Kebijakan
• Strategi Kontekstual
• Keamanan dan Kualitas, dan Preservasi Informasi

7. Digital Filing System dan Aplikasi Electronic Document Management System (EDMS)

• Konsep Digital Filing System dan Perangkat Pendukungnya
• Isu Legalitas Arsip Digital
• Prosedur Alih Media/Imaging Document
• Kategori Pengenalan Scanner
• Kategori dan Komponen EDMS
• Integrasi EDMS dengan Informasi dan Tempat Penyimpanan
• Alat dan Media Penyimpanan (Storage)
• Kompanen Biaya pada Implementasi EDMS

8. Perencanaan dan Pengorganisasian Kegiatan Kantor

• Azas-azas Manajemen Perkantoran
• Struktur Organisasi Kantor

9. Tata Ruang Kantor

• Pengertian dan Tujuan Tata Ruang Kantor
• Azas Tata Ruang Kantor
• Jenis Tata Ruang Kantor
• Fasilitas Kantor
• Penyusunan Tata Letak Fasilitas Kantor
• Tata Lingkungan Kantor
• Prinsip 5R dalam Tata Ruang Kantor

10. Pengelolaan Waktu yang Efektif dalam Menangani Pekerjaan Kantor

• Nilai Waktu dan Pentingnya Pengelolaan Waktu yang Efektif
• Teknik Manajemen Waktu: Skala Prioritas, Delegasi, dan Asertif
• Identifikasi Penyebab Waktu Terbuang Percuma dan Antisipasinya
• Mengelola Rapat Secara Efektif dan Membuat Notulen yang Baik

11. Otomatisasi Kegiatan Administrasi Perkantoran

• Makna dan Dampak Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Aplikasi Otomatisasi dalam Administrasi Perkantoran
• Teknologi Informasi dalam Administrasi Perkantoran
• Administrasi Perkantoran
• Sistem Arsip Elektronik
• Sistem Informasi Manajemen
• Manajemen Basis Data, Intranet dan Internet

  PARTICIPANT Pimpinan (Office Manajer/Supervisor/Head Section) atau Support Personnel (staf Administrasi/Sekretaris) yang terlibat dalam kegiatan administrasi kantor atau pengarsipan dokumen perusahaan   TRAINING METHOD Presentation Discussion Practice Case Study Evaluation   FACILITIES Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participant (Yogyakarta)