E-Filing Managment Berbasis ISO 15489

Instructor by : Budi Sutedjo DESCRIPTION Pengambilan keputusan merupakan bagian terpenting yang dilakukan dari waktu ke waktu oleh setiap pengambil keputusan di dalam perusahaan. Tanpa tersedianya data dan informasi secara tepat waktu dan akurat, maka resiko kehilangan kesempatan menjadi begitu tinggi. Dalam era kompetisi yang begitu ketat saat ini, maka aliran data dan informasi, kecepatan analisis dan kompilasi yang tersedia bagi para pengambil keputusan menjadi begitu penting dan kritis. Penyimpanan data dan informasi yang bersifat perangkat keras menjadi begitu lambat dan tidak kompetitif, sehingga perusahaan bergerak menuju penyimpanan berupa elektronik. Dari mana perusahaan harus memulainya? Dibutuhkan pemahaman yang baik terhadap sifat dan jenis dokumen yang merupakan rekaman dari aliran proses bisnis perusahaan. Kemudian pemahaman terhadap kebutuhan penciptaan kebijakan dan prosedur yang harus mampu menjaga dan melindungi dokumen secara sistematis dan mampu terlacak secara cepat dan akurat, kemampuan perangkat lunak dalam proses pengendalian, penetapan otoritas dan tanggung jawab terhadap dokumen secara elektronik dilakukan secara efektif, serta pemilihan teknologi tepat guna yang paling sesuai dengan kebutuhan perusahaan. OUTLINE MATERI  1. Introduction – Document and Business Process

• Manajemen arsip dinamis – Scope of Work
• Assessmen: masalah pengarsipan setiap departemen
• Pemahaman Business Process dan document control

2. Document and Record Management (DRM)

• Metodologi Record Management
• Penetapan Policy – Responsibilities and Authorities
• DRM menurut ISO 15489:2001 dan ISO 9001:2000

3. Document and Record Classification System

• Access system: direct system, indirect system
• Developing the system

4. Document and Record Design System

• Pengendalian Dokumen
• Document Appraisal
• Penetapan Retention Period, Dispotition, and Destruction

5. Softcopy Record Center Development

• Sarana Pemberkasan Softcopy – elektronik
• Alih Media dan Tahapannya
• Manajemen File: kebijakan proteksi, otorisasi, akses

6. EDMS (Electronic Document Management System) Component

• Document Capture
• Scanning Types and Processing
• Metadata: Indexing, Archiving, Retrieval

7. Document Management

• Document Controls
• Forms Management
• Distribution and Browsing

8. Memilih Teknologi EDMS Tepat Guna

• Pilihan Teknologi yang Tersedia
• Type of Documentation System
• Choosing The Right Products

TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation FACILITY Training Kit Handout Certificate Lunch + 2 X Coffee Break Souvenir PELATIHAN LAINNYA