Advanced Document Management and Electronic Filing Implementation

OVERVIEW ISO 14589 dan Undang-Undang No.43 Tahun 2009 tentang Kearsipan, satu sama lain saling menunjang dalam penerapan pengolahan kearsipan di perusahaan. Penerapan ISO 14589 pada Arsip perusahaan berguna untuk :

• Meningkatkan citra perusahaan
• Meningkatkan kinerja lingkungan perusahaan
• Meningkatkan efisiensi kegiatan
• Memperbaiki manajemen organisasi dengan menerapkan perencanaan, pelaksanaan, pengukuran dan tindakan perbaikan (plan, do, check, act)
• Meningkatkan penataan terhadap ketentuan peraturan perundang-undangan dalam hal pengelolaan lingkungan
• Mengurangi risiko usaha
• Meningkatkan daya saing
• Meningkatkan komunikasi internal dan hubungan baik dengan berbagai pihak yang berkepentingan
• Mendapat kepercayaan dari konsumen/mitra kerja/pemodal

Pelatihan ini memberikan strategi manajemen dokumen level advance, dengan didasari ISO 14589 dan Undang-Undang No.43 Tahun 2009, diantaranya; memilih dan membangun system, penggunaan peralatan kearsipan, dan system aplikasi yang digunakan untuk menyimpan, mengelola, mengklasifikasi, mendistribusikan, mendisposisikan, sampai dengan pemusnahan dokumen berdasarkan standarisasi internasional maupun nasional. BENEFIT

• Memahami manajemen kearsipan tingkat advance, dengan membuat prosedur sesuai dengan standar kearsipan
• Membantu menyelesaikan permasalahan perusahaan yang berkaitan dengan penyimpanan dokumen
• Mempelajari konsep kearsipan tingkat advance dalam mengelola informasi dan dokumen, diantaranya: workflow dokumen, indexing, filing, audit dan kontrol system
• Review terhadap vendor yang memberikan jasa atau solusi kearsipan
• Membuat metadata aplikasi, klasifikasi, autorisasi/security dan pengaturan jadwal retensi dokumen (JRD)
• Bagaimana menerapkan undang-undang, standar dan regulasi yang berlaku mengenai manajemen dokumen
• Membuat konsep SOP dan aplikasi kearsipan sesuai dengan kebutuhan perusahaan
• Audit system standarisasi manajemen kearsipan

MATERI 1. Pemahaman Solusi Manajemen Dokumen

• Manajemen Rekod-ISO 15489
• Konsep SOP Manajemen Dokumen: Procedures, Work Instruction, Form, Classification and Retention Schedule

2. Perancangan dan Pengembangan Sistem Kearsipan

• Mencatat Jenis-jenis Dokumen
• Sistem dan Media Penyimpanan Fisik Dokumen
• Distribusi Dokumen
• Transfer/Pemindahan Dokumen
• Sistem Akses, Pengambilan dan Penggunaan
• Sirkulasi/Proses Peminjaman Dokumen
• Retensi dan Disposisi
• Sistem Klasifikasi
• Pengindeksan
• Pembuatan Nomor dan kode Fisik Dokumen
• Membuat Pusat Arsip (Records Center)

3. Electronic Records Management System (EDMS)

• Me-review Electronic Records Management Systems (EDMS)
• Alihmedia (imaging) dan masalah legalitasnya

4. Implementasi Sistem Kearsipan

• Implementasi SOP Kearsipan,
• Monitoring, Control dan Audit Sistem Kearsipan-ISO 15489,
• Membuat Kebijakan dan Prosedur Manajemen Kearsipan

5. Studi Kasus

• Permasalahan SOP dan EDMS

TRAINING METHOD Presentation Discussion Case Study Evaluation   FACILITY Training Kit Handout Certificate Lunch + 2x Coffee Break Souvenir Pick Up Participant (Yogyakarta)